Begini Cara Kerja e-Procurement yang Perlu Diketahui

 

 

 

Proses pengadaan dari sebuah perusahaan bisa dilakukan atau difasilitasi dengan software. Sistem ini biasa disebut dengan e-Procurement. Sistem di dalam software ini akan menyimpan semua proses. Dengan demikian pemakaian kertas bisa ditekan dan bisa lebih mempercepat proses pengadaan barang. Lalu, seperti apa ya cara kerjanya? Ini dia tahapannya!

 

  1. Melakukan Identifikasi Kebutuhan

 

Proses e-Procurement akan dimulai dengan identifikasi kebutuhan. Dalam aktivitas ini, sistem bisa menentukan barang atau jasa apa yang dibutuhkan dalam sebuah perusahaan. Proses ini akan mengandalkan satu database. Hal ini akan membantu tim procurement melihat inventaris yang ada, barang apa saja yang harus dibeli serta budget yang dibutuhkan.

 

Bila dilakukan secara manual tentunya hal ini bisa memakan waktu yang lama. Untuk memastikan barang yang dibutuhkan saja, tim procurement harus membagikan formulir dan menghitung segala sesuatunya secara manual. Hal ini cukup berisiko karena bisa jadi ada data yang tidak terinput.

 

2.Proses Verifikasi

 

Hal berikutnya masuk ke dalam proses verifikasi. Pada bagian ini, Anda bisa melakukan verifikasi terhadap supplier atau vendor yang akan menyediakan barang yang Anda beli. Proses ini tentu akan lebih cepat dibandingkan proses manual karena perlu ada proses persetujuan kepada orang yang berwenang.

 

  1. Pemesanan

 

Sistem dalam e-Procurement juga membantu Anda untuk melakukan proses pemesanan. Dengan sistem ini, Anda bisa memesan barang secara otomatis sesuai dengan barang yang dipesan. Coba bayangkan bila dilakukan secara manual, proses ini tentunya akan menghabiskan banyak waktu apalagi jika harus berkoordinasi dengan pihak keuangan.

 

  1. Melakukan Pelacakan

 

Setelah melakukan pemesanan, proses e-Procurement akan berlanjut dengan melacak keberadaan dari produk yang Anda pesan atau tahapan proses dari jasa yang dipesan. Data ini bisa Anda akses secara real-time. Dengan begitu, Anda bisa lebih mudah memantau proses pengadaan barang.

 

  1. Pembayaran

 

Proses akhir dari operasional procurement adalah pembayaran. Tentunya ini bisa dilakukan jika perusahaan Anda sudah melakukan integrasi dengan sistem accounting. Supplier juga bisa memasukkan invoice yang valid. Tentunya ini akan memudahkan Anda karena biasanya proses validasi invoice harus dilakukan tatap muka. Apalagi jika masih memakai kertas tentunya sangat tidak efisien dan efektif.

 

  1. Pembuatan Laporan

 

Proses pengadaan barang dan jasa juga membutuhkan laporan yang baik. Apalagi proses e-Procurement sudah terdokumentasikan dengan baik dalam sistem. Tentunya pembuatan laporan akan jauh lebih mudah. Anda juga bisa melakukan analisis dengan data yang dimiliki. Dengan demikian, proses penilaian akan berlangsung lebih mudah.

 

 

 

 

 

Leave a Comment